Privacy

Verwerken van persoonsgegevens

Wij vragen indien nodig toestemming om gegevens vast te mogen leggen. Voor persoonsgegevens die wettelijk noodzakelijk zijn voor het afsluiten van overeenkomsten vragen wij geen toestemming. De vastlegging van de gegevens gebeurt op zorgvuldige wijze en slechts voor de termijn die wettelijk is vastgelegd of passend is bij de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. KOW controleert regelmatig of de gegevens die door haar verwerkt worden nog wel correct zijn. KOW treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen. Bovendien controleert KOW regelmatig of de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen nog wel voldoen. Indien dat niet het geval is, worden onmiddellijk aanvullende maatregelen getroffen.

Persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:

• naam, adres, postcode, woonplaats
• geslacht 
• geboortedatum en leeftijd 
• nationaliteit 
• bsn-nummer
• telefoonnummer 
• e-mailadres 
• IP-adres 

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om contact met je te kunnen opnemen en in gesprek te gaan als je daar om verzoekt of daar nadrukkelijk toestemming voor verleent.
• Het sluiten van een overeenkomst, doorgaans bestaande uit dienstverlening kinderopvang of een arbeidsovereenkomst.
• Het organiseren van de best mogelijke opvang, begeleiding en verzorging van het kind.
• Het onderhouden van contacten met ouders/wettelijk vertegenwoordigers, voogden en verzorgers van de kinderen om onze dienstverlening uit te voeren.
• Het berekenen en registreren van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen of het innen van vorderingen die samenhangen met de opvang, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen.
• Het aanvragen van subsidie.
• Het behandelen van geschillen en het uitvoeren van accountantscontrole, GGD-controle of belastingcontrole.
• Het waarborgen van de kwaliteit van de opvang; mede door middel van tevredenheidsonderzoek.
• De uitvoering of toepassing van de wet op de kinderopvang of een andere wet.
• Het voeren van de personeelsadministratie.

(Bijzondere) persoonsgegevens van kinderen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van het kind.
• Gegevens betreffende de achtergrond van het kind ter bevordering van de ontwikkeling voor het aanbieden van een adequate vroeg- en voorschoolse Educatie (VVE).
• Gegevens betreffende de organisatie van de opvang, de deelname aan activiteiten en het verstrekken of het ter beschikking stellen van (leer)middelen.
• Gegevens met betrekking tot de ontwikkeling van het kind (kinddossier).

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

KOW informeert je over gevallen waarin je verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die volgens KOW verwerkt moeten worden op grond van een wettelijke verplichting en/of omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. In het geval je deze gegevens niet verstrekt word je geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan de eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat – indien je weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken – KOW hieraan consequenties kan verbinden die zij geraden acht.

De bewaartermijn van gegevens

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk is vastgelegd of noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Voor jouw persoonsgegevens die zijn opgenomen in onze financiële administratie, na het tot stand komen van een overeenkomst, geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

KOW werkt met gezinsdossiers. Deze dossiers met de persoonsgegevens worden bewaard tot na einde opvang van het laatste kind dat gebruikmaakt van opvang (of indien er sprake is van een overeenkomst: zeven jaar).

Delen met anderen

Jouw persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Jouw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

In kaart brengen websitebezoek

Op de website van KOW worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van jouw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die je browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. KOW gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Google Analytics

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Ads-advertenties van KOW bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van jouw IP-adres, overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan KOW te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. KOW heeft hier geen invloed op. KOW heeft Google geen toestemming gegeven om via KOW verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Opvragen klantgegevens

Jij als klant of medewerker kunt vragen of KOW persoonsgegevens van je verwerkt. Je doet dit schriftelijk per brief of via e-mail. Je ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na het verzoek, de bevestiging of dit het geval is. Indien KOW persoonsgegevens van jou verwerkt, ontvang je in ieder geval een overzicht van de verwerkte gegevens, met een beschrijving van het doel van de verwerking, informatie over de herkomst van de klantgegevens en een aanduiding aan wie de klantgegevens mogelijk ter beschikking worden gesteld. De klant of medewerker kan KOW verzoeken om de persoonsgegevens te wijzigen (waaronder vallen: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen) indien ze feitelijk onjuist zijn, voor de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel op enige wijze in strijd met wet- of regelgeving worden verwerkt. Het verzoek tot wijziging dient de gewenste aanpassingen te bevatten. KOW informeert de klant zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na het verzoek, gemotiveerd of het verzoek kan worden geaccepteerd en voert een geaccepteerd verzoek zo spoedig mogelijk uit.

Melden van datalekken

Wij hanteren een intern protocol om tijdig signaleren van mogelijke datalekken en beveiligingsincidenten op te volgen. Zie hiervoor het Privacyreglement.

Beveiliging

KOW neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van KOW maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat jouw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Als andere partijen gegevens voor ons verwerken, dan sluiten wij met deze partijen een verwerkingsovereenkomst af, waarin de beveiligingsafspraken zijn vastgelegd.

Functionaris gegevensbescherming

Heb je de indruk dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Wens je meer informatie of heb je een klacht over de beveiliging of de verwerking van door KOW verzamelde persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze Functionaris gegevensbescherming (FG).

In overeenstemming met de AVG heeft KOW een FG aangewezen. De FG controleert en adviseert KOW met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast is de FG aanspreekpunt voor vragen en klachten van betrokkenen omtrent de verwerking van hun persoonsgegevens door KOW. De FG is ingeschreven in het register van de landelijke toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

KOW heeft dhr. J. Faasse LL.B aangewezen als Functionaris gegevensbescherming. Je kunt hem rechtstreeks bereiken per e-mail via fg@skow.nl of telefonisch via 06 – 82 37 22 06.

Klachten worden vertrouwelijk door de FG zelf behandeld of, uitsluitend met jouw toestemming, voorgelegd aan het bestuur van KOW.

Voor klachten kun je ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van verwerking van persoonsgegevens. Meer informatie vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring is op 13 juli 2018 opgesteld en aangepast op 1 september 2025. De laatste actuele versie wordt gepubliceerd op onze website www.kinderopvangwalcheren.nl.